naar top
Menu
Logo Print

BEHOUD HET OVERZICHT MET CALCULATIESOFTWARE

STANDAARDPROGRAMMA KAN MEEGROEIEN MET UW BEDRIJF

Omdat het bijna altijd gaat om een webservice – of een app -– kan de software om het even waar of wanneer geraadpleegd wordenHoewel vandaag de middelen en de technologie voorhanden zijn, vertrouwen heel wat professionals nog steeds op de 'goeie oude' Excel-sheet voor hun berekeningen, aangezien dat voor die personen nog steeds de gemakkelijkste manier is. Toch bestaat er vandaag al gespecialiseerde calculatiesoftware op maat van uw activiteiten, die bovendien gebruiksvriendelijker is en waardoor de gebruiker finaal meer overzicht kan houden in zijn inkomsten en uitgaven.

ADMINISTRATIE IS NOODZAKELIJK

Onder sommige zaken kunt u niet uit. Ook al bestaat de hoofdmoot van uw activiteiten uit het uittekenen, inrichten of onderhouden van een tuinlandschap, toch moet u zich willens nillens ook bezighouden met uw administratie: offertes, facturaties, lonen, stock, adresbeheer, planningen, materiaal … het moet allemaal verwerkt worden, wilt u het overzicht en de controle bewaren. 
Alle middelen om die papierwinkel overzichtelijker - en draaglijker - te maken, zijn dan ook welkom. Calculatiesoftware is specifiek ontwikkeld om op maat van uw bedrijf en uw activiteiten eenvoudig uw administratie bij te houden en uw nodige berekeningen te beheren.

VOLLEDIG SPECTRUM

De software laat toe om uw hele doen en laten in een digitale omgeving plaats te laten vinden. Daarbij staan gebruiksvriendelijkheid en een intuïtieve interface centraal, ook omdat de calculaties geïntegreerd zijn in het systeem. Alle berekeningen gebeuren met andere woorden 'achter de schermen'. 
Er bestaan dan ook tal van functionaliteiten in de software, naargelang van de grootte van het bedrijf, het bedrijfstype en de eigen noden en wensen.

Offertes

De software is modulair op te bouwen met tal van functionaliteitenEr kruipt vaak heel wat tijd in het opmaken of aanpassen van offertes, zonder de zekerheid dat u hier gevolg aan krijgt. Bovendien zijn offertes tijdrovend en niet altijd even eenvoudig te berekenen. 
De software berekent de offerte op basis van (zelf ingevoerde) eenheidsprijzen, uurlonen, marges enz. De juiste prijs wordt makkelijker bepaald door het oproepen van rekenkaarten en voorgecalculeerde posten, en een offerte wordt sneller ingevuld doordat je snel kunt schakelen tussen rekenblad en offertelay-out. Daarnaast zijn diverse variabelen in te geven en kun je de werfgebonden prijzen over de offerte spreiden. Kosten voor het benodigde materiaal of producten worden overzichtelijk gehouden aan de hand van prijslijsten. Marges kunnen worden toegekend aan verschillende factoren zoals arbeid, gereedschappen, materiaal, onderaanneming … Belangrijk daarbij is dat je verschillende marges kunt invoeren naargelang van het artikel, waardoor de kans op verlies daalt. Belangrijk is ook dat offertes eenvoudig aan te passen zijn, aangezien een eerste offerte zelden de definitieve versie is.

Telefoonboek

Het vertrekpunt is vaak het 'telefoonboek' met de contactgegevens van klanten, leveranciers, onderaannemers en andere nuttige instanties. Via de contacten wordt snel de link gelegd naar bijhorende dossiers alsook naar lopende dossiers.

Opvolging

Diverse dossiers kunnen makkelijk opgevolgd worden, waarbij tal van zaken toegevoegd kunnen worden, gaande van werkbonnen, facturen en bestellingen tot werffoto's. Door te werken met statusopvolgingen, kan de gebruiker overigens sneller zien wat nog niet gefactureerd is en welke klant nog niet geholpen is.

Nacalculatie

Bij het opmaken van een offerte voer je tal van voorcalculaties in. Na de werken kan ook een nacalculatie gebeuren. Dat dient dan eerder als controle. Bestellingen, gepresteerde uren, regiebonnen enz. kunnen in het systeem ingevoerd worden, waardoor al die zaken aan hetzelfde project gekoppeld worden. Zo krijg je reeds tijdens de werken al een overzicht tussen (geprojecteerde) inkomsten en uitgaven. Na de werken is er een overzicht voorhanden, dat ook met de klant gedeeld kan worden, zodat ook hij niet langer omslachtig berekeningen moet uitvoeren, maar dat de uiteindelijke kosten duidelijk en eenduidig naar voren komen.

Andere

Met een plantenlijst kan de gebruiker eenvoudig kiezen uit een volledige bibliotheekDaarnaast zijn er nog tal van andere functionaliteiten die ook hun belang hebben.

  • Facturatie: uiteraard is het belangrijk om een goede, vlotte facturatieflow te hebben, waar alle gemaakte kosten opgelijst kunnen worden aan de hand van de toevoegingen die in het toenmalige lopende dossier ingevoerd werden.
  • Urenregistratie: aan de hand van vooraf ingestelde uurlonen (die afzonderlijk ingesteld kunnen worden) kan elke gebruiker mobiel de gepresteerde uren toevoegen aan een project/dossier. Op het einde van de rit wordt alles dan automatisch verrekend.
    Indien gewenst, zijn ook koppelingen naar boekhoudpakketten mogelijk.
  • Stockbeheer: hierin vindt de gebruiker een overzicht van zijn voorraad aan tegels, zaden, nagels, schroeven … en kan hij bestellingen plaatsen om bepaalde producten opnieuw op voorraad te hebben.Daarnaast kan hij zien welke werknemer welk type gereedschap mee heeft naar zijn project. Op die manier raken (dure) gereedschappen niet verloren.
  • Planning: om het overzicht te bewaren. Projecten kunnen ingepland worden voor een zo goed mogelijke workflow, zodat het personeel niet onverwacht technisch werkloos is voor een dag.
  • Plantlijsten: door hier gebruik van te maken, moet de gebruiker niet elke plant manueel invoeren, maar kan hij uit een heuse bibliotheek kiezen. Hij ziet meteen ook de prijs per eenheid, waardoor hij de klant met een bepaald budget kan adviseren over diens mogelijkheden.

TROEVEN

Los van de talrijke mogelijkheden in de software moet elke investering goed overwogen worden. Niettemin kan de software, mits juist gebruikt, zorgen voor diverse voordelen.

Efficiëntie

Omdat alle berekeningen al geïntegreerd zijn in de software en u dus enkel externe factoren moet invoeren (hoeveel planten, hoeveel oppervlakte, manuren, materiaal …), zijn er minder stappen nodig en kan alles veel sneller verwerkt worden. Sowieso zal gespecialiseerde software bij het correcte gebruik ervoor zorgen dat de administratie sneller verwerkt zal worden.

Professionaliteit

Daarnaast zorgt de software ook voor uw imago. Enerzijds kunnen offertes sneller opgemaakt en doorgestuurd worden naar de klant, anderzijds is die offerte netjes en overzichtelijk opgemaakt, wat meer vertrouwen wekt bij de klant.

Overzicht

Een grote troef van de software is dat die heel wat overzicht biedt. Alle modules en functionaliteiten staan netjes en ordentelijk opgelijst in de software, met de focus op structuur en een logische architectuur. Analyses of op te volgen dossiers zijn meteen op te roepen, waardoor de gebruiker indien nodig sneller kan ingrijpen en zijn zaak kan bijsturen. Wat dan weer zorgt voor een efficiëntere werking.

VERSIES

Omdat het bijna altijd gaat om een webservice – of een app -– kan de software om het even waar of wanneer geraadpleegd wordenDe calculatiesoftware wordt aangeboden in diverse versies. Zo zijn er de standaardprogramma's die op de computer worden geïnstalleerd. Een dergelijke statische toepassing is vandaag evenwel achterhaald; de applicatie moet overal beschikbaar zijn, en dus bestaat quasi elke beschikbare calculatiesoftware als webapplicatie of als app. Als webapplicatie is de software overal beschikbaar, ongeacht de drager (pc, laptop, tablet, smartphone) of de technologie (Android, Apple iOS, Windows, Linux …). 
Alle externe bestanden als foto's, werkbonnen, bestellingen e.d. worden dan beheerd via clouddiensten als Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive enz.

HET JUISTE PRIJSKAARTJE

De implementatie van de software vergt ook een zekere investering. Diverse formules zijn daarbij mogelijk: de ene software kan aangekocht worden, maar evengoed kan er gewerkt worden met een abonnementsformule - zeker bij cloudservices. 
Voor bijkomende modules moet bijbetaald worden - eenmalig of als toevoeging in het abonnement. Daarnaast zijn er bij aangekochte versies nog onderhoudscontracten mogelijk, waarbij de gebruiker jaarlijks de nieuwste versie aangeboden krijgt.

Microlicenties

Ook de werknemer kan gebruikmaken van de software via microlicenties. Daardoor heeft hij toegang tot een klein deel van de software en heeft hij de machtiging om zo bv. digitaal en op de werf zijn/haar werkbon in te vullen.

'Reculer pour mieux sauter'

Het werken met calculatiesoftware vergt een zekere knowhow, enerzijds om alle modules te leren kennen en te weten hoe alles werkt, anderzijds moet je de mechanismen achter bepaalde acties leren kennen, moet je de software correct en op maat instellen en moeten ook de werknemers ermee leren werken. Een zekere opleiding is dus absoluut geen overbodige luxe. 
Door hier evenwel vooraf tijd en middelen in te investeren, kan de gebruiker de software sneller begrijpen en naar zijn hand zetten, waarna hij meteen sneller en overzichtelijker kan werken.

Met dank aan: Groensoft, Infogroen, LuNaCalculatie en Robaws